Na co myslet při organizaci akce?

autor: Kateřina Vítková · 1. 9. 2016

Na co je třeba myslet, když pořádáte workshop nebo přednášku? Na reálné události vás provedu celým procesem. Koukneme se na organizaci, trochu propagaci a také náplň. A co víc, na událost se můžete také fyzicky podívat.

Po prázdninách jsou všichni plní dojmů, zážitků a nových zkušeností. Když se vracíme do školy, máme toho spoustu, co chceme svým přátelům sdělit. Ne vždy je na to dostatek prostoru. Proto 9. září pořádám akci s názvem Open Space: Zážitky léta v rámci projektu Roverské ostravské večery. Bude to akce, kde bude konečně dostatek času sdílet, co jsme za prázdniny zažili a co jsme se naučili. Co všechno je třeba připravit, než taková akce vznikne?

Ze všeho nejdříve si musíme určit, jaký cíl akce má splňovat. Vždy používám dva cíle – jeden osobní a jeden pro účastníky.

Můj osobní cíl pro tuto akci je:

Vyzkouším si konferenční metodu Open space a vytvořím tak příjemnou a bezpečnou atmosféru pro sdílení.

Cíl pro účastníky:

Účastník sdílí své prázdninové zážitky a zkušenosti s jinými účastníky. Pozná tak nová místa skrze fotky, naučí se něco, co se daní lidé za cestu naučili a seznámí se s novými lidmi.

Pro program většinou nepoužívám vysmartované cíle, protože je potřebuji hlavně pro představu, co má být jádrem akce. Nemusí být tak konkrétní. Cíle mi tak pomáhají dále při vytváření programu.

Dále zkusím odhadnout, jakou formou cíle naplním. V tomto případě jsem si vzpomněla na metodu Open space (o ní více v příštím díle), která vytváří uvolněny a neformální prostor pro sdílení zážitků, ale zároveň je sdílení trochu „koordinováno“. Cíle dosáhnete také, pokud naleznete vhodného lektora/ přednášejícího. V takovém případě bývá můj postup následující:

Hledám vhodného lektora/ přednášejícího.
Kontaktuji ho a v e-mailu představím svůj projekt a popíšu, v čem by mi mohl pomoct.
Pošlu mu přesnou pohledávku. (Téma přednášky, pro kolik lidí, jak dlouho, věková kategorie…)
Pokud mou pohledávku příjme, zkonzultuji s ním cíl programu, náplň a znovu jeho zkušenosti. Nejlepší je, pokud pošle podrobný popis, o čem bude mluvit a jak.
Ujasním si s ním místo a čas akce. Zeptám se, zda může přijít dříve.
Zjistím, jaké pomůcky a prostory potřebuje. Také nabídnu svou asistenci v nějakém úkolu.
Týden před akcí se připomenu, zda přednášející s danou akcí počítá. Zopakuji místo, čas srazu.
Den před akcí zavolám, zda je vše v pořádku.
Na akci jej přivítám, starám se o něj, nabídnu mu vodu/ občerstvení a jsem po celou dobu přednášky k dispozici.
Po akci mu poděkuji, hezké je přednášejícího obdarovat dárečkem.
Po akci přednášejícímu pošlu zpětnou vazbu a odkaz na fotky.

Když máte domluveného přednášejícího (nebo jste sami lektoři – v mém případě), je třeba vymyslet přesný název, místo, datum, čas a anotaci.

Naše akce se jmenuje Open space: Zážitky léta.

Tento název odkazuje k metodě, která je v rámci ní použita. (Metoda je dost známá. Proto předpokládám, že může navnadit ty, kteří ji znají. Také ji můžu použít znovu při další přednášce a lidé ji už poznají.)

Název zážitky léta evokují sdílení, prázdniny, dovolené.

Akce se uskuteční 9. září (dostatečně brzo po prázdninách) od 16:30 – 19:00. (Zvažte, kdy bude k dispozici vaše cílová skupina.)

Anotace je krátký popisek akce, který poslouží v propagaci. Je to návnada na účastníky, kterou je budete lovit na sociálních sítích, pozvánkách, plakátcích apod.

Má anotace zní takto:

Znáte ten pocit, když se vrátíte z dovolené a máte potřebu vše sdílet? Podělit se o to, co jste viděli? Podělit se o to, co jste se naučili? Pojďme se navzájem od sebe učit a na chvíli se ještě vrátit do prázdninového času. Protože máme potřebu sdílet a naslouchat, Roverské ostravské večery pořádají večer formou Open Space.

Další důležitá věc je místo. Pokud máte vlastní prostory, máte vyhráno. Stačí si je znovu projít a představit si, zda je v daném místě akce možná. Pokud nemáte prostory, akce se může uskutečnit venku. Jedině ale za tří podmínek. Musí být hezky. Musíte mít náhradní místo v případě deště. Musíte počítat s tím, že okolní hluk, vůně, vítr ruší. Lepší varianta je sehnat prostory vevnitř. Většinou se domlouvám s kavárnami, čajovnami nebo komunitními centry. Ve většině případů budete nuceni platit pronájem prostor, ale pokud jste nezisková organizace, často je “ukecáte” zadarmo nebo za nějakou protislužbu. Jídelní zařízení vám přenechají prostory, pokud budou mít jistotu tržeb. (Mnoho vašich účastníku si v průběhu akce něco koupí.)

Poslední věc, na kterou byste neměli zapomenout, je vybavení. Ujistěte se, že máte dostatek židlí, občerstvení, flipchartů, psacích potřeb, notebooků, projektorů. Vždy berte záložní notebook. (Nestačí od přednášejícího.) Nějaký IT kamarád výhodou.

Na akci si domluvte fotografa nebo kameramana.

Myslete na případnou zpětnou vazbu po akci.

Máte nějaké tipy, jak udělat organizaci akce ještě lepší a efektivnější?

Chcete se podívat, jak tato událost dopadne? Přijďte 9. září do Ateliéru věž. (Frýdecká 1188, 739 32 Vratimov).