Openspace dává účastníkům prostor

Open space je konferenční metoda, která sbližuje lidi a vytváří skvělé nápady. Konference bývají všeobecně velmi masové akce, kdy na každé přednášce sedí dav zombie, který netečně kouká na dataprojektor. Je velmi těžké rozpoutat v průběhu přednášky nějakou interakci s publikem, a pokud se nám to podaří, stále naše podněty jsou jako výkřiky do tmy. Proto je ideální další den zařadit Open space, aby lidé měli svůj prostor – protože ho potřebují.

Díky Open space se velká masa lidí zintimní, zúží a v menším kroužku i ti stydlivější mohou přijít s dobrými nápady. Výstupem bývá řešení na dané téma. Avšak tato metoda se dá použít i bez svého profesního přesahu.

Jak Openspace uspořádat?

Tato metoda stojí na lidech. Základem je pozvat dobrého facilitátora, který celou akci udrží pod kontrolou. Ten pracuje se skupinou lidí a vytváří bezpečné místo pro sdílení nápadů. Není na to sám, pomáhají mu některé pomůcky a hlavně sami účastníci. To, co se bude na Openspace řešit, si vybírají sami účastníci.

Průběh akce:

Vždy, když začínám nějaký workshop nebo akčnější metodu, chci, aby se účastníci znali. Alespoň jménem. Z tohoto důvodu zařazuji ve skupince neznámých lidí představení jmen a tzv. ice breaker. To je kratičká aktivita, která rozpumpuje krev v žilách, protáhne nohy, pobaví a seznámí účastníky blíže.

Poté se vytvoří velký kruh z židliček, na jehož kraji stojím já a tabule s flipy. Nejprve vysvětlím zkráceně, o co jde.

,,Open space je prostor pro Vás. Budete mít příležitost zeptat se na otázku nebo vymyslet téma, které Vás zajímá. Následně společně vybereme, která témata zajímají více lidí, a každý dostane svůj prostor. V průběhu následujících dvou hodin se můžete přidat k různým malým skupinkám a diskutovat na daná témata. Následně si budeme naše nápady prezentovat.“

Základem každé hry a hříčky jsou pravidla. Ty jsou následující:

• kdokoliv přijde, je ten správný
• cokoli se stane, je to, co se stát má
• začne se, když je čas zralý
• když se skončí, tak je konec
• Zákon dvou nohou = kdykoliv se neučíš a nemáš co sdělit, můžeš jít do jiné skupiny

Doporučuji je napsat na velký flip, který se vyvěsí v hlavní místnosti.

Pravidla Open space – Fotka z osobního archivu autorky článku

Role rozděluji na tři:

Květina – Na květinu přilétá velké množství hmyzu a ona je všechny pohostí svým nektarem. To znamená, že to je člověk, který vede malou skupinku. Nadhodil nějaké téma, zapisuje na flip a sbírá nápady, které potřebuje.

Včela – Včelka je pilná a proto když přilétne k nějaké květině, zůstane tam tak dlouho, dokud ji neopyluje. Včela-účastník si vybere jednu malou skupinu a s ní pracuje až do konce bloku.

Motýl – Motýle je přelétavý. Svými krásnými křídly zamává a již je u jiné skupinky. Takový účastník za jeden blok navštíví velké množství skupinek, vždy chvíli poslouchá, nadhodí nějaký nápad a letí dál.

Role při Open space – Fotka z osobního archivu autorky článku

Následně přecházíme k vymýšlení témat. Každý, kdo má nějakou otázku nebo téma k diskuzi, ho napíše na barevné papíry, které jsem již rozprostřela uprostřed kruhu. Pokud je témat moc, společně rozhodneme, které jsou pro nás nejatraktivnější. Následně je nalepím na tabulku s časy a místnostmi, aby účastníci věděli, kde mají diskuzní skupinky najít. Lidé, kteří téma vymysleli, většinou malou skupinku vedou. Dostanou velký papír a fixy, aby mohli zapisovat, co členy skupinky napadlo.

Zaznění gongu startuje a ukončuje jednotlivé bloky. (Je dobré na flip napsat i časové rozmezí, aby si to mohli účastníci sami hlídat na hodinkách.)

Časová rozmezí – Fotka z osobního archivu autorky článku

Po vypršení všech bloků se všichni zase společně sejdeme a každá květina prezentuje, na co se v průběhu diskuze přišlo. Poté hlavní facilitátor celé setkání ukončí a pošle účastníkům sklizené nápady poštou.

V době digitálních komunikací máme málo prostoru diskutovat. Tohle je jedinečná možnost, jak vyždímat ze své konference více. Zařazení interaktivních metod má hned několik pozitivů. Za prvé, lidé ventilují vědomosti a zážitky za celou konferenci a odchází domů s pocitem jakési úplnosti. Za druhé, účastníci si témata více vtisknou do paměti, protože je diskuzí zažijí na vlastní kůži a často sami přijdou s nějakým objevným nápadem. Do třetice všeho dobrého si užijí večer společenským hovorem a to mají všichni rádi. Pokud si na vaší konferenci někdo najde nový kontakt, budou vaše konference milovat.

Důležitá věc při pořádání jakékoliv akce téhle formy je propagace. Aby lidé měli správný zážitek ze sdílení a aby se mohla tato metoda uskutečnit, je potřeba, aby přišlo alespoň 20 lidí. Nejvíce se mi osvědčilo akce uveřejňovat na Facebooku a to hned v několika formách. Nejprve vytvořím událost a pozvu tam všechny své přátele, poté přemluvím své přátele, aby pozvali další potencionální účastníky. Následně událost sdílím ve skupinách podle cílových účastníků. (V tomto případě skupiny zaměřené na cestování, mimoškolní vzdělávání, či místní.) Také jsem událost uveřejnila na Couchsurfingu, kde cizinci hledají tipy na zajímavé akce.